Pravilno navedena afilijacija, odnosno pripadnost autora ustanovi, omogućava preciznije vrednovanje naučnog rada nastavnika, saradnika i istraživača, sa jedne strane, ali i vrednovanje naučnog rada samog Univerziteta sa druge strane.

Vrednovanje Univerziteta vrši se prilikom:

1. pozicioniranja na svetskim rang listama
2. postupaka akreditacije i evaluacije
3. prijavljivanja domaćih i međunarodnih projekata

Pod navođenjem afilijacije se podrazumeva pisanje:

• naziva ustanove autora
• adrese ustanove
• adrese elektronske pošte

Afilijacija se navodi u naučnim radovima i prijavama projekata i prilikom registrovanja profila nastavnika, saradnika i istraživača u informacionim servisima poput ORCID (Open Research and Contributor ID) ili Google Scholar.

Naziv ustanove

Kod navođenja naziva ustanove prvo se navodi naziv univerziteta, zatim naziv fakulteta (instituta), pa potom navođenje odseka, odeljenja, katedre, centra, laboratorije, klinike i sl. Kod navođenja naziva ustanove na engleskom jeziku važi isti redosled, pri čemu je potrebno voditi računa da naziv fakulteta (instituta) bude u skladu sa nazivom koji je predviđen statutom fakulteta (instituta).

Adresa ustanove

Adresa ustanove piše se navođenjem punog naziva ulice, tačnog poštanskog broja i naziva grada. Prilikom pisanja adrese ustanove na engleskom, prevodi se samo naziv grada, a iz naziva ulica izostavljaju se dijakritički znaci.

Kada pravila časopisa ili tehnička ograničenja ne dozvoljavaju unošenje punog naziva ustanove, navodi se naziv Univerziteta uz dodavanje drugih sadržaja afilijacije u meri u kojoj je to izvodljivo. Ukoliko je autor (koji je zaposlen na Univerzitetu) gost na nekoj drugoj ustanovi, a samim tim je autor i rada koji je proistekao iz takve saradnje, u afilijaciji se navode obe ustanove. Ako tehnička ograničenja ne dozvoljavaju unos dvostruke afilijacije, puna afilijacija matične ustanove autora navodi se u fusnoti, ili na drugom prikladnom mestu.

Adresa elektronske pošte

Kod navođenja adrese elektronske pošte važno je navesti akademsku adresu, jer se ponekad pripadnost ustanovi utvrđuje na osnovu domena. Na primer, ispravno je nastavnik@ppf.edu.rs, a nije ispravno nastavnik@ppf.rs ili nastavnik@gmail.com.

Informacioni sistemi koji prate naučne rezultate nastavnika, saradnika i istraživača se sve više sistematizuju, a informacioni sistem Univerziteta teži ka direktnom povezivanju podataka. Zbog loših afilijacija postoji rizik da pojedini rezultati naučnog rada ostanu nevidljivi, a time i izuzeti iz procesa prijava i odbrana doktorskih teza, postupaka izbora, akreditacije i evaluacije, ili u drugim procedurama selekcije zasnovanim na vrednovanju naučnog rada.